BandungKita.id, KBB – Memasuki era serba digital, tentunya banyak sekali aspek dalam kehidupan kita sehari-hari yang bisa dibuat versi digitalnya. Beragam masalah menunggu dicarikan solusi yang memanfaatkan teknologi sebagai alat bantu misalnya masalah pangan, transportasi, atau untuk memindai tamu.
Perfect atau kepanjangan dari Procurement for Effectivity Comfortability and Security, merupakan sebuah sistem yang dibangun oleh Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Setda Kabupaten Bandung Barat sebagai salah satu inovasi yang dihadirkan untuk mendata pengunjung atau tamu dengan berbagai keperluan di instansi tersebut.
Setiap tamu yang hendak bertemu pejabat di instansi tersebut wajib mengisi buku tamu melalui layar monitor yang disediakan di lobby. Tamu diwajibkan mengisi data pribadi sesuai dengan identitas seperti nama, alamat, instansi atau lembaga serta pejabat yang dituju.
Menurut Kepala Bagian Pengadaan Barang dan Jasa Setda Kabupaten Bandung Barat, Yoppie Indrawan, penerapan sistem Perfect sebagai buku tamu digital guna memudahkan tamu untuk melakukan berbagai keperluan serta kepastian tujuannya. Diakui Yoppie, dengan kehadiran sistem tersebut pihaknya bisa mengetahui data tamu yang akan tersimpan secara aman di server.
Tonton Juga:
“Jadi siapapun itu yang hendak datang atau bertamu kesini, wajib mengisi data yang ada di depan lewat Perfect. Jadi jelas datang kesini ada keperluan apa, ke siapa, dan terlihat juga nanti durasi waktu pertemuannya berapa lama,” kata Yoppie kepada Bandungkita.id
Ia menuturkan, dalam sistem tersebut pun tercantum nama-nama pejabat seperti kepala bagian (kabag) atau kepala sub bagian (kasubag), atau keperluan lain yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa. Dalam Perfect tersebut pun tercantum kehadiran pejabat yang hendak dituju, sehingga pengunjung bisa mengetahui ada atau tidaknya pejabat tersebut.
“Misalnya tamu mau ke saya, bisa dilihat di sistem Perfect itu, saya ada atau enggak. Kalau ada, tentu kolom jabatan saya muncul, tapi kalau saya lagi tidak diruangan, kolom jabatan saya di sistem itu tidak muncul,” sahutnya.
Bahkan tamu pun bisa mengetahui jika pejabat yang dituju tengah menerima tamu lainnya. Nantinya, pengunjung tersebut masuk ke dalam antrean tamu untuk pejabat yang dituju.
Yoppie mengatakan, sistem tersebut pun dilengkapi dengan kamera untuk memotret tamu yang telah mengisi data serta keperluan yang dituju. Hal itu guna memastikan jaminan kebenaran data yang diisi oleh tamu untuk disimpan dalam database.
Tonton Juga:
“Jadi Perfect juga dilengkapi dengan kamera, jadi setelah mengisi semua data, lalu difoto. Dan nanti pejabat yang dituju melihat dulu data dan fotonya sesuai atau tidak jika sudah hafal. Ini untuk menghindari manipulasi data tamu juga,” bebernya.
Setelah tamu usai berkunjung, pejabat pun bisa langsung memberikan sinyal atau informasi jika pertemuan telah usai. Hal itu berfungsi, agar informasi pejabat tersebut kembali tertera di layar monitor Perpect.
“kalau saya sudah selesai menerima tamu, saya pijit tombolnya OK atau selesai. Nanti jabatan saya di sistem tersebut berubah, asalnya ada tamu menjadi ada, itu tandanya sedang tidak menerima tamu,” ucap Yoppie.
Ia pun memastikan keamanan data tamu yang dimasukkan dalam sistem Perfect tersebut. Bahkan, lanjutnya, data tersebut terkumpul dalam server yang tidak bisa disambangi oleh siapapun kecuali orang yang bertugas di ruangan tersebut.
“Semua data tamu aman ada di server, saya sendiri juga tidak punya akses untuk masuk ke ruangan server, hanya IT saja. Jadi kami jamin datanya aman,” ungkapnya. (Tim BandungKita.id) ***
Baca Juga:
CASN KBB Diburu 2018 Peserta, 214 Formasinya Sudah Tahu? Simak yuu!!
